Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội khá đơn giản nhưng cũng rất quan trọng khi đơn vị có lao động nghỉ việc. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn nhiều vướng mắc về việc này, chưa biết phải thực hiện thế nào đúng quy định. Dưới đây là những hướng dẫn giúp đơn vị chốt sổ cho nhân viên nhanh chóng nhất.
Thủ tục chốt sổ BHXH
1. Khi nào cần chốt sổ Bảo hiểm xã hội?
Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội là việc tất toán và chấm dứt quá trình đóng Bảo hiểm xã hội của người lao động tại Cơ quan Bảo hiểm xã hội mà đơn vị đang thực hiện đóng Bảo hiểm. Thủ tục này được thực hiện khi:
- Người lao động nghỉ việc tại đơn vị hoặc nghỉ hưu khi đủ điều kiện.
- Đơn vị chuyển sang địa chỉ khác dẫn tới việc phải chuyển Cơ quan Bảo hiểm xã hội quản lý nên phải chốt quá trình đóng với Cơ quan cũ.
2. Điều kiện để chốt được sổ Bảo hiểm xã hội
Sổ BHXH
Căn cứ vào nội dung được quy định tại Điều 21 của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, trong quá trình người lao động làm việc tại đơn vị, nghĩa vụ của người sử dụng lao động là đóng Bảo hiểm xã hội đầy đủ cho nhân viên. Khi kết thúc hợp đồng, đơn vị có trách nhiệm chốt sổ cho người lao động. Vì vậy, đơn vị chốt được sổ chỉ khi đóng đầy đủ tiền Bảo hiểm xã hội cho Cơ quan Bảo hiểm, không nợ tiền tính đến tháng cuối cùng mà lao động làm việc.
* Người lao động có tự chốt sổ Bảo hiểm xã hội được không?
Theo nội dung được quy định tại Khoản 3 Điều 47 Bộ luật Lao động 2012: “Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cùng những giấy tờ khác đã giữ lại của người lao động”.
Cũng theo nội dung được quy định tại Khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014: “Người sử dụng lao động phối hợp với cơ quan Bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng Bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.”
Như vậy, người lao động không thể tự chốt sổ Bảo hiểm xã hội được. Trách nhiệm chốt sổ Bảo hiểm xã hội thuộc về người sử dụng lao động (trừ trường hợp doanh nghiệp phá sản và nợ bảo hiểm nên không thể chốt sổ BHXH cho người lao động).
Trường hợp, công ty không chốt sổ BHXH, người lao động có thể liên hệ với Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội quận, huyện nơi công ty đặt trụ sở hoặc Thanh tra Sở Lao động-Thương binh và Xã hội để được can thiệp giúp đỡ chốt sổ.
4. Thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động (dành cho người sử dụng lao động)
Lưu ý khi chốt sổ BHXH
Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động được thực hiện sau khi đơn vị báo giảm thành công, để thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH, tại Quyết định 595/QĐ-BHXH của BHXH Việt Nam đã hướng dẫn như sau:
* Bước 1: Báo giảm lao động
Đơn vị cần làm thủ tục báo giảm lao động tham gia BHXH bằng cách nộp hồ sơ tới cơ quan BHXH nơi đơn vị tham gia, hồ sơ báo giảm lao động gồm (theo Quyết định 595/QĐ-BHXH):
- 01 Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 600a
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH theo mẫu TK01-TS (do người lao động chuẩn bị khi chưa được cấp mã số BHXH). Nếu đã có số BHXH, NLĐ chỉ cần cung cấp mã số BHXH cho đơn vị
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo mẫu D02-TS
- Bảng kê thông tin theo Mẫu D01-TS
* Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ chốt sổ BHXH Chốt sổ bảo hiểm cần những thủ tục giấy tờ gì? Sau khi báo giảm BHXH thành công, đơn vị cần nộp hồ sơ chốt sổ BHXH mới nhất 2024 theo hướng dẫn tại Quyết định 595/QĐ-BHXH như sau:
- 01 phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 620
- 01 sổ BHXH (sổ mẫu cũ) hoặc tờ bìa sổ BHXH (sổ mẫu mới) kèm theo các tờ rời sổ BHXH (1 bản/người)
- 01 Danh sách xác nhận bổ sung quá trình đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ-BNN theo mẫu DS-XNBS
- 01 mẫu D02-TS kê khai danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN
- Mẫu TK01-TS kê khai các thông tin cần thay đổi (trong trường hợp lao động cần điều chỉnh thông tin).
* Bước 3: Nộp hồ sơ chốt sổ lên cơ quan Bảo hiểm xã hội Hình thức gửi hồ sơ: Đối với hồ sơ giấy, đơn vị có thể đến nộp hồ sơ trực tiếp, gửi toàn bộ giấy tờ trên qua bưu điện cho cơ quan BHXH.
Hoặc có thể nộp hồ sơ qua mạng thông qua phần mềm bảo hiểm xã hội do tổ chức I-VAN ký hợp đồng với BHXH Việt Nam cũng cấp.
- Thời gian thực hiện chốt sổ Bảo hiểm xã hội
Theo quy định tại khoản 1 Điều 48 Bộ Luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH và trả lại sổ BHXH cho người lao động trong vòng 14 ngày làm việc, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động (trừ trường hợp có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày).
Người sử dụng lao động cũng phải phối hợp với cơ quan BHXH để trả sổ BHXH cho người lao động và xác nhận thời gian đóng BHXH khi NLĐ chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định.
5. Hướng dẫn trả cứu quá trình tham gia BHXH đã được chốt sổ hay chưa?
Trong trường hợp người lao động đã nghỉ việc tại công ty cũ và đã thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH nhưng vẫn chưa nhận được tờ rời chốt số BHXH từ công ty thì có thể tiến hành tra cứu tại ứng dụng VssID. Để tra cứu quá trình tham gia BHXH trên VssID kiểm tra thủ tục chốt sổ BHXH thành công hay chưa, người lao động thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Đăng nhập vào VssID bằng mã số BHXH
Bước 2: Chọn vào "Quá trình tham gia" sau đó chọn "C14-TS" để xem quá trình tham gia BHXH
Nếu quá trình tham gia trên đã được cập nhật đến tháng cuối cùng thời điểm chốt sổ BHXH thì tức là bạn đã được chốt số BHXH. Lúc này, người lao động có thể liên hệ đến công ty để nhận lại sổ BHXH và tờ rời.
Trên đây là hướng dẫn để đơn vị thực hiện thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội đơn giản, nhanh chóng nhất. Đơn vị cần lưu ý, khi người lao động nghỉ việc cần thanh toán đủ tiền Bảo hiểm xã hội và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, để thực hiện thủ tục chốt sổ nhanh chóng nhất để hoàn trả cho người lao động.
Đơn vị cần hỗ trợ xin liên hệ tổng đài 19006142 (miền Bắc) hoặc 19006139 (Miền Nam) để được hỗ trợ.
