Tuyệt chiêu quản lý tin nhắn fanpage dành cho người mới bắt đầu

Quản lý tin nhắn fanpage Facebook là một trong những yếu tố quan trọng giúp chủ shop tăng hiệu quả bán hàng online trên facebook. Tình trạng bị bỏ sót tin nhắn của khách hàng là rất dễ xảy ra nếu bạn không kiểm soát, nên có thể dẫn tới việc mất khách, điều này sẽ làm tổn thất tới việc bán hàng của bạn.

Vậy làm thế nào để quản lý inbox fanpage hiệu quả, không sai sót, bỏ lỡ tin nhắn của khách hàng? Cùng tìm hiểu ngay bài viết này với Sapo nhé.

Xem thêm: Bật mí cách tải Facebook về máy tính nhanh chóng, đơn giản

1. Tại sao nên quản lý tin nhắn fanpage?

Quản lý tin nhắn fanpage là cách để bạn tiếp cận và tương tác với khách hàng nhằm giải đáp thắc mắc hoặc tư vấn và chốt đơn bán hàng.

Tâm lý mua hàng của khách hàng hiện nay tuy không dễ để nắm bắt, thế nhưng đối với bất cứ khách hàng nào, việc được trả lời lại tin nhắn thắc mắc trong thời gian sớm nhất cũng là yếu tố để họ đánh giá dịch vụ mà bạn đang cung cấp.

Hãy thử nghĩ tới trường hợp, khi khách hàng đang có mong muốn hỏi thông tin về sản phẩm mà bạn đang bán, nhưng phải mất tới vài tiếng sau bạn mới trả lời lại hoặc có quá nhiều tin nhắn của các khách hàng khác nên bạn bị bỏ sót tin nhắn của họ thì chắc hẳn bạn đã “tạo cơ hội cho đối thủ” của bạn có được khách hàng này.

Thế nên bạn có thể thấy được, quản lý messenger trên facebook bán hàng là một trong những việc rất quan trọng để bạn kiểm soát và triển fanpage của bạn trở nên tốt hơn, ngày càng thu hút được nhiều khách hàng hơn.

2. Tuyệt chiêu quản lý tin nhắn fanpage hiệu quả

Quản lý inbox fanpage không phải là một điều dễ dàng, đặc biệt đối với các fanpage có số lượng khách hàng lớn, việc kiểm tra tin nhắn hàng ngày là điều hiển nhiên. Thế nhưng không thể check tin nhắn một cách thủ công được vì vừa làm mất thời gian vừa tốn nguồn lực lại còn vẫn xảy ra sai sót.

Facebook cập nhật các tính năng hỗ trợ người bán hàng quản lý tin nhắn fanpage hiệu quả hơn. Hãy cùng tới với các bước quản lý inbox fanpage này nhé.

2.1. Cách cài đặt trả lời tin nhắn trên Facebook

Đầu tiên, việc cần làm chính là cài đặt. Bạn hãy truy cập vào fanpage. Tiếp tục chọn mục “Hộp thư” ở cột bên trái màn hình.

Lúc này màn hình sẽ hiện lên giao diện quản lý tin nhắn bao gồm:

• Tất cả các tin nhắn: được tổng hợp của cả Facebook và Instagram (nếu bạn kết nối)
• Danh sách khách hàng inbox cho fanpage

Bạn có thể nhấp vào tin nhắn của một khách hàng bất kỳ, tại đây bạn sẽ thấy phần trò chuyện của khách hàng với page và một khối giới thiệu cột bên phải màn hình. Tại phần này là những tính năng giúp bạn quản lý dễ dàng như:

• Chuyển đến thư mục Xong
• Xóa cuộc trò chuyện
• Chuyển cuộc trò chuyện tới thư mục spam
• Đánh dấu chưa đọc
• Đánh dấu là theo dõi

Tất cả những tính năng này sẽ giúp bạn phân loại tin nhắn dễ dàng là đặc biệt không bỏ lỡ tin nhắn của khách hàng

2.2. Tin nhắn tự động trên fanpage

Nếu trong tức thời bạn không thể trả lời tin nhắn cho khách mà không muốn để khách chờ đợi quá lâu thì hãy sử dụng “Hỗ trợ phản hồi”. Khi sử dụng tùy chọn phản hồi tin nhắn nhanh, Facebook sẽ cho phép bạn soạn sẵn câu trả lời khi có bất kỳ ai nhắn tin cho fanpage.

Với tính năng này bạn không cần phải lo việc bỏ lỡ khách hàng. Facebook sẽ soạn sẵn cho bạn một câu trả lời mặc định. Bạn có thể giữ nguyên hoặc thay đổi câu phản hồi đó để phù hợp hơn với đối tượng khách hàng và mục đích của bạn.

Facebook sẽ tự động điều tên khách hàng vào câu trả lời. Bên cạnh đó, bạn muốn thêm một số thông tin tự động vào câu trả lời bạn chỉ cần chọn “Tùy chỉnh câu trả lời”. Vậy là có thể yên tâm hơn khi có khách hàng inbox mà bạn chưa thể trả lời ngay được.

2.3. Hiển thị thời gian trả lời

Các chủ shop hay admin/ người trực page không thể lúc nào cũng có thể trả lời khách hàng ngay lập tức. Một số page chỉ cần vài phút còn một số lại cần vài giờ hoặc chỉ cam kết trả lời trong ngày.

Bạn có thể hiển thị thông báo này với khách hàng qua chức năng “Hiển thị thời gian trả lời”. Khi bật tính năng này, khách hàng inbox sẽ nhận được dòng thông báo và có thể thông cảm hơn với sự chậm trễ của bạn.

2.4. Hiển thị lời chào

Đối với các khách hàng lần đầu tiên vào fanpage Facebook, bạn có thể gửi lời chào bằng tính năng “Hiển thị lời chào”. Ngay khi khách hàng vào page của bạn, tin nhắn sẽ được hiển thị. Đối với lời chào này bạn có thể thay đổi nội dung dễ dàng trong phần cài đặt để phù hợp nhất với mục đích của bạn.

Trên đây là một số những thủ thuật giúp bạn quản lý tin nhắn facebook page dễ dàng hơn, đây đều là những tính năng cơ bản do Facebook cung cấp để hỗ trợ người dùng vừa có thể kiểm soát inbox lại vừa mang tới trải nghiệm dịch vụ tốt hơn cho khách hàng khi vào fanpage của bạn.

3. Các mẫu tin nhắn trả lời khách hàng fanpage

Để việc quản lý và trả lời tin nhắn trên fanpage trở nên hiệu quả hơn, Sapo gợi ý tới bạn một số mẫu tin nhắn trả lời nhanh fanpage như vậy khách hàng sẽ không phải chờ đợi lâu, bạn cũng không phải lo tin nhắn sẽ bị bỏ lỡ:

3.1. Mẫu tin nhắn trả lời khách hàng để xác nhận vấn đề

Khi khách hàng quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ mà shop/cửa hàng bạn đang cung cấp, họ sẽ chủ động nhắn tin. Để xác định vấn đề của khách hàng, bạn có thể trả lời tin nhắn theo mẫu sau:

• Chào bạn! Không biết bạn đang quan tâm đến dịch vụ/sản phẩm nào của chúng tôi?
• Chúng tôi có thể giúp gì được cho bạn?
• Xin chào! Bạn muốn shop tư vấn sản phẩm nào ạ?

Trong mẫu tin nhắn trả lời khách hàng xác định vấn đề, bạn nên giữ phép lịch sự bằng cách tạo sự tôn trọng qua các từ “anh, chị, ạ, vâng”. Điều này cho thấy sự quan tâm của bạn dành cho họ.

3.2. Mẫu tin nhắn trả lời khách hàng để khách chốt đơn

Khi khách hàng đã đưa ra được quyết định mua sắm sản phẩm nào của bên bạn, bạn sẽ cần nhắn tin lại để xác nhận theo mẫu:

• Sản phẩm [Tên sản phẩm] bạn chọn đang được sale. Bạn hãy để lại số điện thoại và địa chỉ, shop sẽ lên đơn ship cho bạn nhanh chóng.
• [Tên shop] freeship tất cả các sản phẩm trong ngày hôm nay. Bạn hãy để lại số điện thoại, địa chỉ kèm tên sản phẩm để chốt đơn liền tay nhé
• [Tên sản phẩm/dịch vụ] đang được giảm [mức giảm giá] trong ngày [Ngày sale], đặt ngay bằng cách để lại số điện thoại của bạn.

3.3. Mẫu tin nhắn trả lời nhanh khi vắng mặt

Trong trường hợp bạn vắng mặt, chưa thể trả lời tin nhắn ngay, hãy thiết lập những tin nhắn trả lời nhanh tự động với những nội dung như:

• Chào bạn, [Tên shop] đã nhận được tin nhắn của bạn và sẽ trả lời lại ngay khi có thể, mong bạn thông cảm và chờ chúng mình một chút nhé!
• Chào bạn, hiện tại shop chưa thể trả lời bạn ngay vì bị quá tải tin nhắn. Nếu bạn không thể chờ thì hãy gọi hoặc nhắn tin đến số điện thoại này [Số điện thoại] nhé. Để lại tin nhắn ở đây nếu bạn muốn được tư vấn kỹ hơn và có thể đợi. Cảm ơn bạn.
• Chào bạn, hiện cửa hàng đang trong thời gian nghỉ lễ, bắt đầu từ ngày [Ngày bắt đầu] và kết thúc vào ngày [Ngày kết thúc]. Chúng tôi sẽ đọc tin nhắn và liên lạc với của bạn ngay sau khi chúng tôi quay lại. Chúng tôi mong muốn liên lạc với bạn trong năm tới.
• Cảm ơn về tin nhắn của bạn. Hiện tại cửa hàng chúng tôi đang đóng cửa. Cửa hàng sẽ tiếp tục mở trở lại vào ngày [Ngày bắt đầu]. Vui lòng đợi câu trả lời của chúng tôi sau thời gian này.

4. Sử dụng phần mềm quản lý tin nhắn fanpage

Ngoài những tính năng mà Facebook mang tới cho người dùng, Sapo giới thiệu với bạn một cách quản lý nhanh chóng và hiện đại hơn, đó chính là sử dụng phần mềm quản lý fanpage.

Phần mềm này sẽ giúp bạn quản lý tin nhắn khách hàng và tạo ra các mẫu tin nhắn trả lời nhanh hiệu quả hơn, đặc biệt đối với những shop có nhiều fanpage bán hàng:

• Quản lý tin nhắn tập trung:

Tự động thu thập inbox trên page, bạn chỉ cần vào phần mềm để kiểm tra, phản hồi và xử lý tất cả những inbox. Tin nhắn trên phần mềm cũng được phân loại trạng thái đã đọc hay chưa và gắn màu phân biệt nhóm hội thoại, mức độ ưu tiên.

• Tự động trả lời tin nhắn:

Phần mềm có tính năng tự động trả lời ngay lập tức khi có khách hàng inbox kể cả khi bạn không online hay trong ngày nghỉ. Với các inbox có nội dung giống nhau bạn có thể tạo tin nhắn mẫu sẽ giúp bạn trả lời nhanh hơn.

Không những thế, phần mềm còn mang tới hàng loạt các tính năng ưu việt khác như:

• Tự động tạo đơn livestream
• Tự động ẩn bình luận chứa thông tin khách hàng
• Quản lý tồn kho
• Đẩy đơn vận chuyển
• ...

Nếu chỉ quản lý mỗi tin nhắn trên facebook thôi thì vẫn chưa đủ, bạn cần quản lý fanpage và tạo ra các mẫu tin nhắn trả lời khách hàng một cách tổng thể. Hãy tham khảo bài viết: Quản lý trang Facebook: Bật mí cách quản lý fanpage facebook hiệu quả

Hi vọng với những chia sẻ trong bài viết này của Sapo, bạn sẽ có thêm những thông tin hữu ích về cách quản lý tin nhắn fanpage giúp cho việc bán hàng trên facebook của bạn trở nên dễ dàng hơn, kiểm soát và quản lý kinh doanh facebook chốt được nhiều đơn hàng hơn.